C’est une des croyances sur Excel qui est largement répandue. Et pourtant il n’y a rien de plus faux aujourd’hui. Vous allez découvrir pourquoi dans cet article et surtout que faut-il connaître pour qu’Excel devienne un vrai partenaire de travail. Enfin, vous découvrirez un exemple où la seule formule utilisée est une multiplication… et pourtant vous aurez une analyse détaillée d’un tableau de données de 11 colonnes et 669 lignes.
Un peu d’histoire
Début des années 80, le logiciel Lotus 1,2,3 est leader sur le marché grâce à sa facilité d’utilisation et le fait d’intégrer tableur, graphique et gestion de base de données. Pour le concurrencer, Microsoft sort Multiplan mais c’est un échec commercial mondial. Pourtant Microsoft ne lâche pas l’affaire et sort en 1985 Excel, utilisable sur des ordinateurs Apple Macintosh (oui à l’époque Microsoft et Apple s’aimaient bien).
Début des années 90, Excel devient leader et s’impose comme LA référence du tableur. Cependant, dans les entreprises françaises, le Personnal Computer (PC) n’est pas encore le matériel le plus utilisé. En effet la plupart d’entre elles travaillent sur des terminaux passifs avec des logiciels fonctionnant sur des systèmes lourds comme l’AS400. La bureautique est utilisée surtout par la partie administrative des entreprises, notamment pour remplacer les machines à écrire.
A cette époque, on « recopiait » numériquement sur Excel, les tableaux faits sur des cahiers afin d’utiliser la partie formule pour calculer plus rapidement les résultats. En effet, il était plus facile d’obtenir un nouveau résultat en changeant une valeur dans une cellule que sur un cahier.
Fin des années 90, début des années 2000, Excel devient un outil majeur dans les entreprises. En effet, les ordinateurs deviennent plus puissants et il est nécessaire de faire des mises à jour sur les vieux logiciels. Sauf que beaucoup d’entreprises n’investissent pas dans le renouvellement de leurs applicatifs métiers car cela coûte cher et en comparaison, Excel est « presque gratuit ».
Microsoft y voit une opportunité et développe des possibilités incroyables sur Excel : des fonctions complexes pour répondre à tout type de besoins et le VBA pour programmer de l’automatisation sur les fichiers. Les utilisateurs de l’époque (ceux à l’aise avec Excel et la programmation) ont alors profité pour développer des fichiers complexes, dignes de vrais logiciels métiers. Qui, travaillant dans les années 2000, ne s’est pas retrouvé avec un fichier « usine à gaz » où il ne fallait rien toucher pour ne pas « faire tout péter » ? Qui, à cette époque, n’a pas vu des formules complexes, impossible à comprendre et à modifier ?
Le mythe est en route : il faut donc connaître toutes les formules sur Excel pour le maîtriser.
Aujourd’hui… et depuis 2007 (en fait !)
Excel prend de plus en plus de place dans la vie des entreprises. Microsoft décide donc de « repenser » son outil de bureautique pour simplifier la vie des utilisateurs. Il sort en 2007 une toute nouvelle version avec l’intégration des tableaux structurés et la propagation des formules dans une colonne de tableau structuré.
Sauf que culturellement nous nous heurtons à un problème majeur : les entreprises ne voient pas l’intérêt de former les utilisateurs sur Excel.
3 raisons à cela :
- « C’est juste un logiciel pour faire des calculs et c’est aussi facile qu’une calculatrice ».
- « Vous savez utiliser un ordinateur donc vous savez faire du Excel ! » (c’est comme si je disais, je sais conduire une voiture donc je sais piloter une formule 1 sur un circuit… )
- Excel est implanté depuis 10 ans dans les entreprises, c’est juste une nouvelle version.
Quelle est la conséquence ?
Les utilisateurs continuent à créer, penser, utiliser des fichiers comme fin des années 90. De ce fait, ils continuent à penser que les formules, sont LA CLE, pour maîtriser Excel.
Depuis 2007, Microsoft a sorti 6 versions en dur (2010, 2013, 2016, 2019, 2021, 2023) et une version 365 utilisable en dur et en ligne. Chaque nouvelle version a apporté un lot important de nouvelles fonctionnalités remarquables. Aujourd’hui, chez Solpedinn, nous parlons même du Modern Excel : les formules sont rétrogradées en 5ème position dans l’ordre d’importance des choses à apprendre sur Excel.
- Tableau structuré
- PowerQuery
- Tableau ou graphique croisé dynamique
- Segments
- Formules
Pourtant en 2024, le constat est encore le suivant lors des tours de table en formation : l’objectif des apprenants est de connaître un maximum de formules, pensant que c’est vital pour maîtriser Excel.
Les formules, enfin plutôt les fonctions
Il existe plus de 500 fonctions !
Personnellement, je n’ai pas la prétention de toutes les connaître. Et ce n’est pas grave ! je le vis très bien en tant que formatrice Excel.
A quoi servent ces 500 fonctions ?
Microsoft a développé des fonctions diverses et variées pour répondre aux besoins de tous les métiers utilisant Excel. Il y a 1,5 milliard d’utilisateurs d’Excel dans le monde : des financiers, des ouvriers, des industriels, des agriculteurs, des infirmiers, des géomètres, des statisticiens, des chefs d’atelier, des commerciaux, des logisticiens…
En étant tout à fait réaliste, nous ne ferons jamais tous les métiers du monde en une seule vie. De ce fait, connaître toutes les fonctions d’Excel est juste inutile. En revanche, il est très pratique de connaître les quelques fonctions utiles à votre activité, généralement pas plus d’une vingtaine. Il y a des fonctions transversales comme SOMME, MOYENNE, SI, RECHERCHEV ou RECHERCHEX, AUJOURDHUI qui peuvent servir à tout type de métiers ou utilisations. Et puis il y a des fonctions spécifiques qui ne serviront que dans des cas particuliers et c’est totalement normal.
Si vous souhaitez connaître la liste des fonctions Excel, consultez le site suivant :
Fonctions Excel (par ordre alphabétique) - Support Microsoft
Un exemple avec une seule formule
Vous pouvez télécharger le fichier VentesArticlesSport.xlsx pour réaliser en parallèle les manipulations que vous verrez dans le tutoriel vidéo ci-dessous :
