Il y a quelques jours, j’ai réalisé ma première formation sur GoogleSheet, moi, Stéphanie, fervente adepte d’Excel. J’avais vu récemment sur une publication d’un réseau social, que GoogleSheet avait enfin mis en place la notion de tableau structuré.
Je me suis dit que c’était le bon moment pour voir si je pouvais faire exactement la même chose sur les 2 tableurs. Et je peux déjà vous dire que j’ai été surprise ! Je vous propose donc de découvrir un comparatif non exhaustif de l’utilisation du tableau structuré. N’hésitez pas à vous entraîner en parallèle de la lecture de cet article.
Voici le descriptif du tableau que je souhaite réaliser sur les 2 tableurs :
- DATE COMMANDE : saisie d’une date
- ARTICLE : liste déroulante contenant CHOCOLAT, CAFE, THE
- QUANTITE : saisie d’un nombre entier
- PRIX UNITAIRE : saisie d’un nombre décimale au format monétaire
- PRIX TOTAL : multiplication de la quantité par le prix unitaire et au format monétaire
- COMMANDE ? : case à cocher pour savoir si la commande est passée ou non
- PRIORITE : liste déroulante définissant la criticité de la commande
Saisissez les noms des colonnes dans les 2 tableurs avant de commencer les différents comparatifs.
Mettre sous forme de tableau structuré
EXCEL
1. Sélectionnez une des cellules saisies
2. Cliquez sur l’icône Mettre sous forme de tableau dans l’onglet Accueil
3. Sélectionnez le style de tableau désiré
4. N’oubliez pas de cocher Mon tableau contient des entêtes
5. Cliquez sur OK
6. L’onglet Création de tableau est actif pour accéder aux propriétés du tableau
7. Visuellement les entêtes et la ligne en-dessous sont mises sous forme de tableau.
GOOGLE SHEET
1. Sélectionnez une des cellules saisies
2. Cliquez sur le menu Format puis Convertir en tableau
3. Visuellement seule la ligne d’entête est mise sous forme de tableau. Les autres lignes apparaîtront avec la saisie des informations.
Modifier le nom ou le style du tableau
Je vais nommer le tableau TabCOMMANDES
EXCEL
1. Sélectionnez une cellule du tableau
2. Sur l’onglet Création de tableau, modifiez le nom à gauche du ruban.
3. Sur l’onglet Création du tableau, modifier le style à droite du ruban.
Pour information : il n’est pas possible de saisir un nom de tableau avec un espace.
GOOGLE SHEET
1. Cliquez sur le nom du tableau proposé pour le renommer.
2. Cliquez sur la petite flèche à droite du nom du tableau puis Personnaliser les couleurs du tableau pour modifier le style.
Pour information : il est possible de saisir un nom de tableau avec un espace.
Ajouter une date
EXCEL
Vous n’avez pas d’autre choix que de saisir vous-même la date. Si toutefois vous devez saisir la date du jour, vous pouvez utiliser le raccourci clavier CTRL ;
GOOGLE SHEET
Première surprise et pas des moindres ! Google Sheet aune formidable astuce pour saisir les dates.
1. Saisissez le symbole @ suivi du mot Date dans la cellule
2. Un menu déroulant apparaît, dans lequel vous pouvez cliquer sur Date pour obtenir un calendrier mais aussi la date du jour, du lendemain, de la veille.
Saisissez la date du jour dans les 2 tableurs.
Créer une liste déroulante prédéfinie pour les priorités
EXCEL
Malheureusement, il n’existe pas de listes déroulantes prédéfinies dans Excel. Il faut donc se créer ses propres listes en passant par la validation des données.
Tutoriel vidéo :
GOOGLE SHEET
Deuxième surprise ! Google Sheet permet de créer directement une liste déroulante dans une cellule avec des listes prédéfinies !
1. Saisissez le symbole @ suivi du mot Liste dans la cellule
2. Cliquez sur Listes déroulantes
3. Cliquez sur une des listes prédéfinies
4. Suivi le tutoriel vidéo pour la suite des étapes
Tutoriel vidéo
Créer une liste déroulante pour les articles
EXCEL
Comme précédemment, il faut créer sa liste déroulante en passant par la validation des données. Dans cet exemple, nous allons créer une liste évolutive pour les articles afin de pouvoir en rajouter.
Tutoriel vidéo
GOOGLE SHEET
Il est possible de créer une liste évolutive de la même manière que précédemment. Mais dans cet exemple, nous allons créer une liste évolutive pour les articles afin de pouvoir en rajouter.
Tutoriel vidéo
Obliger une saisie d’un nombre entier / décimal
EXCEL
Seule la validation des données permet d’obliger la saisie d’un nombre entier ou un nombre décimal dans une cellule.
1. Sélectionnez la cellule
2. Allez dans l’onglet Données puis cliquez sur l’icône Validation des données.
3. Dans la liste, sélectionnez Nombre entier ou décimal suivant l’obligation à mettre en place.
4. Saisissez les critères de validations. Exemple pour la quantité : Données comprises entre 1 et 10.
5. N’hésitez pas à compléter les onglets Message de saisie et Alerte d’erreur pour aider l’utilisateur à saisir correctement les données.
GOOGLE SHEET
C’est une des rares déceptions (actuellement) des tableaux structurés ! Il n’est pas possible de mettre une validation des données autre qu’une liste déroulante sur une cellule d’un tableau structuré. Alors quec’est possible sur n’importe quelle autre cellule en-dehors d’un tableau structuré.
Appliquer un format de cellule
EXCEL
Pour appliquer un format de cellule, il y a plusieurs possibilités, mais elles commencent toutes par : sélectionner la ou les cellules à mettre en forme. Ensuite, vous pouvez faire un clic droit puis Format de cellule ou alors utiliser la liste des formats à partir de l’onglet Accueil.
GOOGLE SHEET
Troisième surprise ! L’application du format se fait directement à partir de l’entête de colonne et s’applique automatiquement sur toutes les cellules de la colonne du tableau. Bonus : il y a un petit symbole qui s’affiche à gauche de l’entête pour spécifier le format appliqué.
Insérer une case à cocher
EXCEL
Tout dépend de la version d’Excel que vous avez. Il faut à minima la version Excel 365 – 2406. Sinon vous ne pouvez tout simplement pas gérer les cases à cocher sans passer par de la programmation VBA.
Pour insérer une case à cocher, il faut :
1. Sélectionnez la cellule
2. Sur l’onglet Insertion, cliquez sur Case à cocher.
GOOGLE SHEET
Cette fonctionnalité existe depuis tellement longtemps que je ne peux pas vous dire depuis quand. Il existe 2 méthodes pour insérer une case à cocher dans une cellule.
Méthode 1 :
1. Sélectionnez la cellule
2. Sur le menu Insertion, cliquez sur Case à cocher.
Méthode 2 (possible uniquement avec le tableau structuré) :
1. Cliquez sur la flèche à droite de l’en-tête de colonne, comme si vous voulez changer le format de la colonne.
2. Dans le menu proposé, cliquez sur Modifier le type de la colonne puis sur Case à cocher.
3. Toutes les cellules de la colonne du tableau ont une case à cocher attribuée.
Ajouter une nouvelle ligne / une nouvelle colonne
EXCEL
Il existe plusieurs méthodes pour ajouter une ligne dans un tableau structuré. Si vous avez plusieurs lignes à saisir d’affilée, je vous recommande d’utiliser la méthode de la touche Tabulation. Pour les autres méthodes et la gestion des colonnes, je vous laisse regarder le tutoriel vidéo.
GOOGLE SHEET
Quatrième surprise avec le tableau structuré de GoogleSheet ! Je vous laisse la découvrir dans le tutoriel vidéo ci-dessous.
Créer une formule de calcul
EXCEL
Un des très gros avantages du tableau structuré sur Excel, est d’utiliser les noms des colonnes plutôt que les références des cellules lorsqu’on crée une formule. Cela permet une meilleure compréhension de celle-ci. De plus, en la validant, elle se propage automatiquement dans toute la colonne.
Tutoriel vidéo
GOOGLE SHEET
Une des déceptions du tableau structuré sur Google Sheet ! Contrairement à son concurrent, il ne reprend pas les entêtes de colonnes dans la création des formules. De plus, si on souhaite utiliser les formules proposées par leur IA, cela ne propage pas dans la totalité de la colonne.
Tutoriel vidéo
Afficher la ligne des totaux
EXCEL
Il existe plusieurs méthodes pour afficher la ligne des totaux dans un tableau structuré. Voici une de mes méthodes préférées :utiliser l’analyse rapide (à partir de la version Excel 2016).
1. Sélectionnez les cellules de la colonne à totaliser.
2. Cliquez sur l’icône avec un éclair qui s’affiche en bas à droite de la sélection de la plage de cellules.
3. Cliquez sur le mot Totaux.
4. Cliquez sur l’icône Somme (celle de gauche).
5. Une ligne à la présentation particulière s’affiche, ainsi que le résultat.
N’hésitez pas à exploiter les autres fonctionnalités de l’analyse rapide. Vous serez surpris.
GOOGLE SHEET
Pour afficher la ligne des totaux, voici la méthode à appliquer :
1. Sélectionnez la cellule se trouvant SOUS la colonne qui doit être totalisée. La cellule est donc en dehors du tableau. Vous serez tenté de sélectionner les cellules de la colonne, mais il ne faut surtout pas faire cela.
2. Cliquez sur l’icône Somme å puis sur la fonction Somme.
3. Une ligne à la présentation particulière s’affiche, ainsi que le résultat.
Maintenant, comparez les 2 formules qui ont été créées dans les lignes des totaux.
· EXCEL : =SOUS.TOTAL(109;[PRIX TOTAL])
· GOOGLE SHEET : =SOMME(TabCommandes[PRIXTOTAL])
La formule créée par EXCEL permet d’ajuster le résultat de la somme en fonction des filtres sur le tableau structuré.
La formule créée par GOOGLE SHEET ne permet pas d’ajuster le résultat de la somme en fonction des filtres sur le tableau structuré.
Il faut donc bien penser à utiliser directement la fonctionSOUS.TOTAL dans Google Sheet pour ajuster le résultat.
Ce qu’il y a en plus sur Google Sheet
Les vues avec critères de regroupement
Il est possible de regrouper des lignes suivant les valeur ssaisies dans les colonnes. Cela permet de visualiser différemment les données du tableau structuré.
1. Cliquez sur l’icône Calculatrice à droite du nom du tableau.
2. Sélectionnez la colonne qui sert de regroupement.
3. Enregistrez, si vous le souhaitez, la vue proposée.
4. Pour revenir à l’affichage initial, cliquez sur l’icône Calculatrice puis sur Quitter la vue.
Les chips intelligents
C’est la dernière et la meilleure des surprises quand on utilise une adresse Gmail ou Google Drive ou les cartes Google Maps.
1. Cliquez sur la flèche à droite de l’en-tête de colonne, comme si vous voulez changer le format de la colonne.
2. Dans le menu proposé, cliquez sur Modifier le type de la colonne puis sur Chips intelligents.
3. Sélectionnez le type de chips, par exemple Contacts.
4. Dans toute la colonne, vous avez une zone Nom qui s’affiche.
5. En cliquant dessus, vous pouvez sélectionner un de vos contacts Gmail ou une adresse mail avec qui vous avez échangé.
Pour le chips Fichier, cela vous affiche tous les fichiers enregistrés sur Google Drive.
Pour le chips Carte, cela vous permet de mettre directement une adresse et ensuite la visualiser dans Google Maps.
Conclusion
En ce qui me concerne, j’ai été séduite par l’aspect très intuitif de Google Sheet pour saisir des données. En revanche, dès qu’on intègre des formules ou qu’on souhaite faire une analyse de données, pour moi, Excel reste LE tableur incontournable.
