Maîtriser les choses complexes d’Excel c’est bien ! Mais parfois ce sont de toutes petites choses, insignifiantes au premier regard, qui en fait, vont changer votre vie d’utilisateur. En effet, lors de mes formations, je me rends compte que même au niveau Perfectionnement, il y a des fonctionnalités qui ne sont pas utilisées car inconnues.
Dans cet article, j’ai donc choisi de vous présenter 7 petites fonctionnalités. Certaines peuvent être mises en place avec toutes les versions d’Excel. D’autres, en revanche, nécessitent d’avoir la version Excel 365 à jour.
Double clic le BFF d’Excel
En formation, je dis souvent : « double cliquez, sur un malentendu, ça peut marcher » (hommage à Michel Blanc). En effet, il y a plusieurs endroits où on peut double-cliquer pour accélérer son travail sur Excel. Voici donc la liste non-exhaustive des doubles-clics possibles :
Les onglets du ruban
Vous n’avez peut être jamais fait attention, mais parfois le ruban se masque automatiquement, puis réapparaît quand vous cliquez sur un onglet, puis disparaît… et avant, cela ne le faisait pas. Vous avez tout simplement double cliquer sur un onglet et cela à ordonner à Excel de masquer le ruban quand ce n’était pas nécessaire de l’afficher.
Pour le « refixer », il vous suffit donc de double cliquer sur un onglet. Voilà, le ruban est de nouveau apparent constamment.
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La largeur de colonne
La colonne n’est pas assez large pour afficher le contenu de la cellule. Positionnez votre souris à l’intersection des colonnes de la feuille, là où c’est marqué A, B, C, D… puis double cliquez sur le trait vertical. Magie : la largeur de la colonne s’est adaptée automatiquement au contenu de la cellule (ou des cellules).
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Renommer la feuille
Double cliquez directement sur le nom de la feuille pour la renommer.
Afficher la formule dans une cellule
En sélectionnant une cellule contenant une formule, cette dernière apparaît dans la barre de formule. Mais en double cliquant sur la cellule, vous pouvez la modifier directement dans la cellule en elle-même. Pour ma part, je le fais souvent car en zoomant la feuille, la formule apparaît plus « grosse » que dans la barre de formule.
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Etirer une cellule contenant une valeur ou une formule
Très souvent, les utilisateurs étirent une cellule en restant cliqué avec la souris. Il paraîtrait (je n’ai plus la source de ce que j’avais lu), que si on étire sur les 1 048 576 lignes en restant cliqué, on met 7 minutes à étirer… En toute sincérité, je n’ai jamais essayé. Sinon en double-cliquant on le fait en quelques nanosecondes, sur le nombre de lignes nécessaires.
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Après avoir double-cliqué, vous obtenez une icône qui s’appelle Options de recopie. N’hésitez pas à cliquer dessus car cette icône regorge de possibilités pour gagner en temps de travail sur Excel.
La gomme magique
Elle existe depuis tellement longtemps et pourtant, peu d’utilisateurs connaissent son existence.
La gomme magique est en fait un « démaquillant » aux facettes multiples :
- Effacer tout
- Effacer les formats
- Effacer le contenu
- Effacer les commentaires et les notes
- Effacer les liens hypertextes
Pour ma part, je l’utilise souvent pour effacer la mise en forme faite sur les cellules tout en conservant la valeur saisie ou générée par les formules. C’est ma petite astuce quand je récupère un tableau qui est mis en forme manuellement pour ensuite le mettre sous forme de tableau structuré.
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Couleurs
Il est possible de créer votre propre charte de couleur sur Excel (automatiquement récupérée sur Word et PowerPoint). Mais attention : ce n’est possible que sur l’environnement Windows. Oui, les utilisateurs MAC ne peuvent pas le faire. Ne me demandez par pourquoi, alors qu’il n’y a rien d’exceptionnel.
Pour modifier la charte des couleurs, il faut se rendre sur l’onglet Mise en Page | Couleurs | Personnaliser les couleurs. Avec la version Excel 365, vous avez la possibilité de saisir les codes couleurs en Hexadécimale.
Je vous conseille de changer les couleurs type Accentuation 1, 2, 3, 4, 5 et 6. Mettez les couleurs franches de votre charte. Vous en aurez automatiquement la déclinaison en couleurs pastel ou plus foncé.
Dans l’image ci-dessus, vous avez notamment ma charte graphique de couleurs DS Team que j’utilise pour mes tutoriels et ma communication sur les réseaux sociaux.
Quadrillage
Lors de mes dernières formations, je me suis aperçue que beaucoup d’apprenants ne connaissaient pas la possibilité de masquer le quadrillage des feuilles Excel. Et visuellement ça peut tout changer, notamment sur la présentation des tableaux de bord avec les indicateurs.
Pour décocher l’affichage du quadrillage, allez sur l’onglet Affichage puis décocher Quadrillage.
Focus sur la cellule
C’est une nouveauté Excel 365. Vous pouvez activer le focus sur la cellule. Quand vous cliquez sur une cellule, la colonne et la ligne correspondantes se mettent en couleur. Pour activer cette option, allez sur l’onglet Affichage puis cliquez sur Focus sur la cellule. Vous pouvez aussi changer la couleur si cette dernière ne vous plaît pas.
Excel Labs
Dernièrement j’ai découvert le complément Excel Labs lors d’une masterclass faite par un formateur Solpedinn : Nicolas Brabant.
Pour activer le complément, cliquez sur l’icône Compléments que vous devez avoir sur le ruban Accueil. Puis recherchez Excel Labs. Ensuite sélectionnez une cellule contenant une formule puis observez-la dans Excel Labs.
Vous pouvez également créer des formules directement dans Excel Labs mais pour cela il faut tout saisir directement dans la barre de formule proposée. C’est un peu perturbant au départ, mais ça vous montre directement une simulation des résultats. Si la formule saisie vous convient, vous pouvez la valider pour l’appliquer dans la cellule définitivement en cliquant sur la disquette.
Le 0 qui ne s’efface plus
Pendant longtemps, très longtemps, les 0 s’effaçaient automatiquement lors qu’on validait une saisie numérique commençant par 0. Exemple : les codes postaux des départements de 01 à 09 ou encore les références d’articles commençant par 0.
Il y avait donc 2 astuces pour laisser le 0 visuellement et en tant que valeur. Non ! le format de cellule SPECIAL n’est absolument, pas du tout la solution !
Astuce 1 : mettre la colonne de saisie au format Texte.
Astuce 2 : saisir une apostrophe avant de saisir la valeur.
Dorénavant avec Excel 365, il est possible d’activer un paramètre dans les options du logiciel. Allez dans l’onglet Fichier | Options | Données puis désactiver le paramètre Supprimer les zéros non significatifs et convertir en nombre.
Vous pouvez ainsi laisser les cellules au format Standard ou ne plus avoir besoin de mettre l’apostrophe avant de saisir la valeur.
Maintenant que vous connaissez ces petites fonctionnalités, je vous invite à parcourir le reste des onglets, des options pour voir ce qui peut vous servir. Soyez curieux de votre environnement de travail. Vous serez souvent et agréablement surpris par ce que vous propose Excel.
