Chez Solpedinn, on utilise souvent le terme de Modern Excel pour qualifier l’usage et les évolutions que le tableur a connu ces dernières années.
Derrière “Modern Excel”, on peut mettre beaucoup de choses, et c’est difficile de définir pleinement quelque chose qui évolue quotidiennement.
Dans cet article, on revient plus précisément sur ce qu’on entend par Modern Excel, les raisons qui font évoluer l’outil et surtout les principaux éléments que vous devez connaître pour utiliser Excel à son plein potentiel en 2024 et non comme on l’utilisait encore 10 ans plus tôt (vous seriez étonné de voir le nombre de personnes qui utilisent encore Excel comme en 2015).
Un changement dans le rapport aux données
Le premier changement est celui de notre rapport aux données.
Une quantité de données de plus en plus importante
Les données ont pris de plus en plus de place dans nos entreprises et dans nos quotidiens.
Chaque année, nous battons des records dans le nombre de données créées, et nous sommes en plein dans un monde dominé par la donnée.
L’émergence du métier de Data Analyst en est un des meilleurs exemples, mais également un phénomène trompeur : l’analyse de la donnée n’est pas réservée à un métier donnée.
Au contraire, elle imprègne chaque domaine et chaque poste de l’entreprise : RH, finance, événementiel, relation-clients, contrôle de gestion…
Si l’accès à la donnée était relativement simple, il y a quelques années, il paraît plus complexe aujourd’hui. La feuille de papier ou le classeur Excel “à l’arrache” ne sont plus suffisants pour gérer des données sans cesse plus nombreuses et dont l’analyse est de plus régulière.
Des analyses de plus en plus régulières
En parallèle de cette augmentation du nombre de données disponibles, l’analyse de la donnée aussi a connu un changement.
Nous sommes passés d’un monde dans lequel l’accès à l’information une fois par an ou par semestre était la norme, à un monde dans lequel l’accès à l’information se fait en continu afin de pouvoir des décisions stratégiques et extrêmement rapides.
Ce changement dans le rythme d’accès à l’information provoque des modifications dans notre façon d’étudier la donnée et de travailler avec. Les copier-collers ne suffisent plus, trop longs, trop fastidieux, trop soumis aux erreurs humaines.
La multiplication des outils
Dernière grande évolution dans le monde de la donnée, cause et conséquence des deux points précédents : la multiplication des outils spécialisés.
Toutes les entreprises disposent d’un certain nombre d’outils et de logiciels permettant d’obtenir des données sur des domaines spécifiques : CRM, ERP, SIRH…
Les données sont trop complexes pour être gérées par un seul et unique outil, alors nous segmentons. Paradoxalement, cela rend de plus en plus complexe le fait d’avoir une vue d’ensemble.
Fût un temps où Excel, le bon généraliste, suffisait pour obtenir gérer complètement les données d’une entreprise, mais ce n’est plus le cas. Face à des outils ultra-spécialisés, Excel a laissé ce rôle de côté, pour mieux se réinventer.
L’émergence du Modern Excel
Face à ces évolutions, Microsoft et Excel ont su se réinventer pour s’adapter aux nouveaux besoins. Malheureusement, ils sont encore souvent utilisés comme ils l’étaient avant, loin de leur plein potentiel.
La plateforme Microsoft
Microsoft a bien compris qu’Excel seul ne pourrait pas tout faire, et dans le contexte de la multiplication des outils spécialisés, le géant de la Silicon Valley a développé tout un ensemble d’outils qui s’allient au tableur pour le rendre surpuissant.
Powerpoint et Word bien sûr, mais surtout Microsoft Forms, Power BI, Power Automate, Power Apps, Exchange…
Tous ces outils s’articulent à merveille avec Excel pour faire vivre la donnée bien au-delà de ce que nous pouvions imaginer il y a quelques années.
Petit à petit, Microsoft construit (et détient) un ensemble d’outils faits pour fonctionner les uns avec les autres qui lui donnent une puissance assez extraordinaire.
L’intégration avec les outils-tiers
Longtemps en retard sur la Suite Google dans l’intégration d’outils tiers, Microsoft a probablement rattraper son retard ces dernières années, notamment en travaillant beaucoup sur les versions en ligne de ses outils.
Aujourd’hui, il est assez simple de connecter Excel à différents outils (Salesforce, Sylae, Hubspot…) pour récupérer des données proprement et les analyser en temps réel.
L’évolution vers un outil d’agrégation et d’analyse
Excel dans tout ça a forcément vu son rôle évolué : il y a 15 ans, on créait nos bases de données dans Excel directement. Pour utiliser Excel, il fallait savoir tout faire : structurer et alimenter les données, les mettre à jour, les analyser, les présenter…
Aujourd’hui, la donnée se situe en dehors d’Excel, l’enjeu est de savoir s’y connecter directement pour pouvoir l’analyser par la suite.
La révolution Power Query
L’outil qui a changé la donne dans Excel, c’est Power Query. Un outil encore trop peu connu mais dont la puissance à notre époque est fantastique.
Non seulement, Power Query vous permet de vous connecter à (presque) n’importe quelle source de données pour récupérer directement les données à la source.
Mais il vous permet également de nettoyer directement les données pour obtenir quelque chose d’exploitable et d’analysable.
Plus vos données sont propres et bien structurées, plus l’analyse est facile. Et oui, comme en cuisine, un bon plat commence par de bons ingrédients !
C’est simple, en 2024, Power Query devrait être le point de départ de tout utilisation d’Excel.
TCD, segments et graphiques
Une fois que Power Query a été utilisé, vous vous retrouvez face à des données pleinement exploitables.
Les tableaux croisés dynamiques (TCD), les segments et les graphiques prennent alors le relai et sont très certainement les outils les plus importants pour sortir des analyses rapides et précises ainsi que des présentations impactantes.
Ne pas utiliser un de ces trois outils, c’est se tirer une balle dans le pied.
Et les fonctions dans tout ça ?
Véritables icônes d’Excel, les fonctions sont souvent le premier élément qui vient à l’esprit quand on parle d’Excel.
C’était vrai à une époque, mais ce n’est plus le cas aujourd’hui.
Connaître et comprendre les fonctions, ce n’est plus la porte d’entrée d’Excel, cette époque est terminée.
Loin de nous l’idée de dire qu’elles sont devenues complètement obsolètes, mais leur utilité évolue et se situe très certainement à un niveau bien plus avancé d’utilisation d’Excel.
Entrer dans Excel par les fonctions en 2024 n’est probablement pas la bonne approche.
Penser que ce sont les fonctions qui vont vous faire gagner le plus de temps non plus.
Oui, Excel a changé, mais croyez-nous, c’est pour le mieux.
Si vous n’avez pas encore fait le virage du Modern Excel, pas de panique. Nous partageons sur ce blog et sur nos réseaux beaucoup de contenus et d’astuces sur ce sujet.
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