Créer un calendrier multi-agendas (vidéo tuto + fichier à télécharger)

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Gérer les plannings et les priorités de toute une équipe peut vite devenir un casse-tête, surtout quand chaque collaborateur a son propre emploi du temps.

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Et si vous disposiez d’un outil centralisé, dynamique, et visuel pour visualiser l’ensemble des agendas en un clin d'œil ? Un tel calendrier multi-agendas, 100% Excel, vous permettrait de suivre facilement les disponibilités, d’optimiser la planification des tâches et d’assurer un suivi précis et efficace des projets.

Après avoir réalisé de nombreux calendriers pour notre communauté, nous avons entendu votre demande récurrente : un calendrier capable de gérer les agendas de plusieurs personnes en simultané.

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Nous avons conçu ce multi-agendas Excel pour répondre à ce besoin crucial en milieu professionnel.

Grâce à ce fichier, vous pourrez afficher les plannings de plusieurs collaborateurs en parallèle, naviguer facilement sur plusieurs mois et visualiser en détail les tâches par jour.

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Enfin, un tableau de bord statistiques avec des graphiques vous fournira un aperçu synthétique de vos données en fonction de vos critères. Et tout ça sur une seule page !

Découvrez toutes les étapes de création dans notre vidéo tutorielle complète, et téléchargez un fichier d’entraînement en fin d’article pour pratiquer et créer VOTRE calendrier.

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On espère qu’il va vous faire gagner un maximum de temps ! Si vous avez besoind’aide pour le personnaliser, ou si vous voulez apprendre à créer des fichiers Excel avec une logique similaire, et adaptés à VOS besoins et VOTRE univers, rejoignez notre formation sur-mesure (finançable via la CPF).

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Fonctionnalités principales du calendrier multi-agendas

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Une page de planification intuitive

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L’onglet planification est au cœur du système. Il centralise toutes les informations nécessaires :

• Date de l’événement
• Type d’activité (ex. : formation, administratif, commercial)
• Horaires de début et de fin
• Collaborateur assigné
• Temps de pause

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À partir de ces données, des calculs automatisés génèrent des détails supplémentaires comme la durée exacte ou l’affectation par mois et trimestre.

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Un calendrier dynamique et personnalisable

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L’onglet calendrier permet une navigation fluide et une personnalisation à l’aide de segments interactifs. Ces filtres dynamiques offrent plusieurs options :

• Afficher l’agenda d’une personne ou de toute l’équipe.
• Filtrer par type de tâche (formation, administratif, etc.).
• Explorer une période précise (année, trimestre, mois ou jour).

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Le calendrier affiche :

• Trois mois simultanément avec les tâches associées.
• Un tableau de bord statistique comprenant des graphiques et des indicateurs clés.
• Une zone de focus détaillant les événements spécifiques en fonction des dates sélectionnées.

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Pourquoi choisir ce calendrier ?

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Gestion simplifiée de plusieurs agendas

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Grâce aux segments, il suffit de cliquer sur un collaborateur pour afficher son emploi du temps ou celui de l’équipe entière. Ce système rend l’analyse rapide et efficace, même sur plusieurs années.

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Affichage adaptable selon les besoins

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Deux modes d’affichage permettent d’explorer :

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1. Vue globale : Liste des collaborateurs rattachés à un ou des événement.s par date.

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1. Vue individuelle : détails précis des heures travaillées par collaborateur (via la sélection de l'un d'entre eux sur le segment), représentés par des icônes claires.

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Dynamique et pérenne

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Les segments rendent le calendrier modulable. Il s’adapte automatiquement aux périodes choisies, évitant ainsi de créer un nouvel agenda chaque année. Vous pouvez planifier sur une décennie ou plus, sans limite.

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Visualisation et analyses avancées

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Statistiques dynamiques

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Obtenez des données clés comme le nombre total d’heures travaillées, ajustables selon vos critères (dates, collaborateurs, types d’événements). L’affichage se met à jour automatiquement en fonction des segments activés.

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Graphiques interactifs

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Pour une analyse visuelle rapide, des graphiques dynamiques illustrent les données globales et spécifiques, en fonction des filtres appliqués.

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Tableau de focus détaillé

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Pour des informations approfondies, un tableau affiche les événements associés à une date ou une période, avec tous les détails nécessaires.

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Téléchargez, personnalisez, maîtrisez

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Ce fichier Excel est conçu pour être universel et s’adapter à tous les secteurs. Téléchargez-le pour commencer à organiser vos plannings ou participez à notre formation sur-mesure pour apprendre à créer des outils adaptés à vos besoins professionnels.

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Optimisez la gestion de vos projets dès aujourd’hui avec ce calendrier multi-agendas !

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