Le calendrier dynamique sur une année est un des templates les plus demandés par les utilisateurs d’Excel.
Et pour cause, il assure une organisation facile, une visibilité sans faille et une vue d’ensemble sur l’année entière.
Chez Solpedinn, on a donc décidé d’en créer un super-fonctionnel et en téléchargement gratuit pour te permettre de gagner un maximum de temps dans tes gestions de planning.
On l’a pensé le plus complet possible : gestion des congés payés, gestion des jours fériés ou encore des déplacements, mise en lumière des doublons. Pour chaque date, le calendrier va t’offrir un paramétrage quasiment infini.
Dans cet article, on t’explique comment utiliser ce bijou et en tirer pleinement profit !
Pourquoi utiliser ce calendrier sur Excel ?
On le sait, gérer un planning, c’est toujours une vraie galère, surtout quand les outils sont mal conçus. Ce calendrier est fondé sur un principe d’automatisation avec tout un tas de calculs déjà en place. Ces formules assurent une actualisation en temps réel du calendrier.
Les paramètres sont quant à eux, personnalisables, en fonction de tes besoins et de la réalité de métier.
En d’autres termes, tu peux réutiliser ce fichier à l’infini, il n’a pas de date de péremption.
Si tu gères des équipes, si tu travailles dans l’administratif ou dans les ressources humaines, alors ce calendrier est d’autant plus adapté à tes besoins.
Les fonctionnalités du calendrier dynamique
La gestion des congés payés
Le calendrier te permet de paramétrer les congés payés et de les faire ressortir visuellement sur la vue annuelle.
Avec ça, aucun risque de planifier une tâche sur un jour off.
Pour paramétrer les jours de congés, il te suffit de te rendre dans l’onglet PARAMETRES et de renseigner les jours correspondants. Les formules déjà actives s’occupent de faire le reste.
La gestion des jours fériés
Qui n’a jamais oublié un jour férié en planifiant une réunion ?
Surtout les jours fériés à date variable, ceux-là, ce sont de vrais pièges ambulants !
Pour éviter cette erreur, on a fait ressortir les jours fériés de chaque année dans le calendrier. Là, encore, ça se passe dans l’onglet PARAMETRES, mais tu n’auras même pas besoin d’y toucher puisque les jours fériés se mettent à jour automatiquement à chaque nouvelle année.
Sympa non ?
La gestion du télétravail
Le télétravail a pris un bel essor ces dernières années. Travailler en survêtement dans son salon, sans devoir prendre les transports en commun, c’est un luxe. Parlons franchement.
Même si le télétravail est une révolution de nos conditions de travail, son organisation peut être difficile. Entre l’optimisation des locaux, l’envoi des liens des réunions Teams ou Zoom ou bien la concordance des emplois du temps peut s’avérer être un vrai calvaire.
Mais pas de panique, on y a pensé dans notre calendrier. A côté de la date, il est possible de renseigner si le salarié sera en présentiel ou en distanciel. Un bon moyen de réduire les erreurs et de te faciliter la tâche.
L’utilisation d’un code couleur
C’est toujours difficile de cerner d’un simple coup d’œil les informations importantes d’un calendrier. Alors pour te faciliter la vie, on a utilisé un code couleur simple et très visuel qui va te permettre de repérer très vite chaque type d’événements.
Les couleurs sont les mêmes dans l’onglet PARAMETRES et dans l’onglet CALENDRIER pour te permettre d’y voir plus clair et de ne pas te perdre.
Bien sûr, le paramétrage des couleurs peut être personnalisé. On a utilisé pour le faire l’outil Mise en forme conditionnelle. Tu pourras en apprendre beaucoup sur le sujet en consultant notre article dédié.
Eviter les doublons
Le vrai plus de ce calendrier est la gestion des doublons. Tu n’as plus besoin de vérifier date après date, si ton collaborateur est disponible ou non.
On a tout automatisé pour te permettre de visualiser instantanément chaque doublon qui apparaît. Impossible pour toi de caler des réunions pendant tes vacances ! La joie d’une année bien organisée.
Nous avons écrit un article détaillé sur la gestion des doublons et comment les supprimer sur l’ensemble de tes fichiers Excel. Tu peux aller y jeter un coup d’œil pour en apprendre davantage.
Contrôle de la saisie
Lorsque tu rentres une date dans ton agenda, tu ne sais pas toujours si la date en question tombe sur un week-end ou sur un jours férié.
Alors on s’est permis de paramétrer une Validation de données afin de te signaler automatiquement quand la saisie tombe sur un jour non-travaillé. Pratique hein ?
Calcul de statistiques
Le petit plus du calendrier, ce sont les statistiques intégrées en haut pour savoir où tu en es par rapport à d’éventuels objectifs.
L’ensemble des dates renseignées dans l’onglet PARAMETRES se retrouve synthétisé à cet endroit. Tu auras une vision claire et précise sur tes statistiques en temps réels. En chiffres et en pourcentages. C’est pratique, rapide et cool non ?
Comment utiliser notre calendrier dynamique
Tu l’auras compris, dans ce calendrier, la grande majorité des éléments se paramètrent depuis l’onglet … PARAMETRES. Toutes ces données sont automatiquement intégrées au calendrier sans la moindre manipulation supplémentaire.
Pour le créer, on a utilisé un paquet de fonctions de date (d’ailleurs, si ça t’intéresse, tu peux aller télécharger notre top 10), beaucoup de mises en forme conditionnelles.
Le calendrier se base aussi sur certaines fonctions du Modern Excel, dont la fonction LET qui facilite beaucoup sa lecture et sa compréhension. Nous avons une formation dédié au Modern Excel si le sujet t’intéresse !
Voilà, assez parlé, il est temps de te laisser télécharger notre calendrier dynamique.
On espère qu’il va te faire gagner un maximum de temps ! Si tu as besoin d’aide pour le personnaliser, ou si tu veux apprendre à créer des fichiers Excel avec une logique similaire, n’hésite pas à nous contacter et à jeter un œil à nos formations.
